Eine EMail hat heute im wesentlichen die klassische Korrespondenz abgelöst. Damit gelten für EMails die gleichen Aufbewahrungspflichten wie bisher für papierbezogene Korrespondenzen.
Die im Handelsgesetzbuch unter § 238 HGB und § 257 HGB und in der Abgabenordnung § 147 AO ist die Dokumentationspflicht gesetzlich geregelt. Kaufmännischen Dokumente müssen aufbewahrt werden. Die GoBDs haben festgelegt, dass elektronisch empfangene Belege (z.B. Rechnungen) sowie sonstige kaufmännischen Geschäftsvorfälle (Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Preis-, Rabatt- und Skonti-Vereinbarungen, Lieferbestätigung, Lieferscheine, Zeit- und Daten zur Leistungserfassung usw. usw.) ebenfalls elektronisch aufbewahrt wörtlich „unverlustbar“ archiviert werden müssen.
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der Finanzverwaltung und gelten seit 2014. Sie ersetzen die bis dato geltenden alten Vorschriften der GoS, GoBS und der GDPdU.
Weitere Vorschriften, die eine E-Mail-Archivierung verlangen:
– das Artikelgesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
– im Haftungsrecht bzw. Vorschriften im GmbH und Aktienrecht
– Basel II Richtlinien und nach den abgeleiteten Bestimmungen aus dem Kreditwesengesetz (KWG)
– Geldwäschegesetz (GmG)
– Bankenrecht u.a. bei den allgemeinen Richtlinien für die Kreditgewährung
– usw. usw.