Funktionen des MV it - EMail-Archiv-Systems
Das MV-IT EMail-Archiv-System wird „geo redundant“ bei uns im Rechenzentrum geführt und belastet somit nicht die Speicher-Ressourcen Ihrer Systeme.
– Unser EMail-Archiv ist Postfach basiert und kann daher auch selektiv gebucht werden. Es können SPAM und Junk-Mails ausgefiltert werden. Somit ist das Archiv effektiv und wird nicht von unerwünschten Mails unnötig vergrößert. Alternativ können aber auch alle Eingangs- und alle Ausgangs-Mails einer Domain mit den dazugehörigen Anlagen archiviert werden.
– Das Regelwerk zur nicht Archivierung kann über bestimmte Adressen von Absendern oder Empfängern wie auch Suchwörtern über Outlook gesteuert werden. (nicht rückwirkend)
– Die Zugriffsteuerung erfolgt über eine Benutzer-Verwaltung, den Benutzern kann dann der Zugriff auf seine persönlichen oder auch übergeordnete Archivbereiche individuell gewährt werden. Über ein Outlook-AddIn oder eine eigens dafür installierten Client-Anwendung können die Benutzer schnell und unkompliziert auf das EMail-Archiv zugreifen.
– Ihr EMail-Archiv läuft bei uns in zwei verschiedenen Rechenzentren („geo redundant“), für die ausschließlich die deutschen Datenschutzgesetze gelten. Ein Zugriff ausländischer Behörden oder Unternehmen ist somit nicht möglich und der US-Patriots-Act findet hier keine Anwendung.
Gesetzliche Vorschriften zur EMail-Aufbewahrung
Eine EMail hat heute im wesentlichen die klassische Korrespondenz abgelöst. Damit gelten für EMails die gleichen Aufbewahrungspflichten wie bisher für papierbezogene Korrespondenzen.
Die im Handelsgesetzbuch unter § 238 HGB und § 257 HGB und in der Abgabenordnung § 147 AO ist die Dokumentationspflicht gesetzlich geregelt. Kaufmännischen Dokumente müssen aufbewahrt werden. Die GoBDs haben festgelegt, dass elektronisch empfangene Belege (z.B. Rechnungen) sowie sonstige kaufmännischen Geschäftsvorfälle (Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Preis-, Rabatt- und Skonti-Vereinbarungen, Lieferbestätigung, Lieferscheine, Zeit- und Daten zur Leistungserfassung usw. usw.) ebenfalls elektronisch aufbewahrt wörtlich „unverlustbar“ archiviert werden müssen.
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der Finanzverwaltung und gelten seit 2014. Sie ersetzen die bis dato geltenden alten Vorschriften der GoS, GoBS und der GDPdU.
Weitere Vorschriften, die eine E-Mail-Archivierung verlangen:
– das Artikelgesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
– im Haftungsrecht bzw. Vorschriften im GmbH und Aktienrecht
– Basel II Richtlinien und nach den abgeleiteten Bestimmungen aus dem Kreditwesengesetz (KWG)
– Geldwäschegesetz (GmG)
– Bankenrecht u.a. bei den allgemeinen Richtlinien für die Kreditgewährung
– usw. usw.
Eine E-Mail-Archivierung von z.B. DATEV ist nicht geplant. Für den Bedarf einer rechtssicheren Komplettarchivierung empfiehlt DATEV die Lösung des DATEV Software-Partners MailStore. Die moosherr it GmbH ist bereits seit längerem Cloud-Service Provider von MailStore und hosten die Mail-Archive der betreuten Kanzleien und Unternehmen in "geo redundanten" Rechenzentren innerhalb Deutschland!