Mehr Geschwindigkeit ohne Aufpreis
By in

Mehr Geschwindigkeit ohne Aufpreis

Die Umstellung der von uns betreuten ASP/Cloud Systeme auf Full-Flash Storages inkl. CPU Upgrade ist abgeschlossen!

 

Es ist vollbracht! Alle MVit Cloud Kunden wurden kostenlos auf neueste Full-Flash Storages umgestellt. Zusätzlich haben wir alle Systeme mit neuen Prozessoren ab 3,6 GHz ausgestattet. 

Was bedeutet das?

Sie kennen es, wir kennen es. Software wird leider selten schneller, doch man kann gegen steuern. Wir haben uns Ende 2020 dazu endschlossen unseren Kunden ein kostenloses Performance-Upgrade zu geben.

Bereits im letzten Jahr gab es ein kostenloses Upgrade der Datensicherung-Systeme, alle Systeme wurde vom Tier 2 ( lokal Redundanz) auf das vom BSI empfohlene Tier 3 (geo Redundanz) erfolgreich umgestellt.

Nun konnten wir auch die Performance Erweiterung erfolgreich umsetzten und freuen uns mit unseren Kunden über die neue Technik und deren Vorzüge.

Und wie schnell sind Ihre Systeme?

newmit GmbH
Ihr Kanzlei System – und Consulting Partner.

DATEV DMS EMail-Archiv nach MVit EMail-Archiv
By in

DATEV DMS EMail-Archiv nach MVit EMail-Archiv

Als Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Unternehmen ist Ihnen sicherlich bewusst, dass das rechtskonforme Archivieren steuerrelevanter EMails in Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben ist. Als DATEV-Kunde konnten Sie deshalb bisher auf die DATEV E-Mail-Archivierungslösung zurückgreifen, welche allerdings seit Anfang 2018 nicht mehr zur Verfügung steht. Als einzige Archivierungs-Software am Markt empfiehlt die DATEV daher ab sofort MailStore Server, die führende E-Mail-Archivierungslösung “made in Germany”!

Wir als offizieller MailStore-Partner haben bereits Migrations-Projekte auch mit erheblichem Umfang erfolgreich von DATEV nach MailStore (MVit-Cloud) übernommen. Wir können Sie bei Ihren nächsten Schritten unterstützen und helfen Ihnen gerne beim Umstieg auf die erprobte E-Mail-Archivierung. So sind Sie zu jeder Zeit sicher aufgestellt!

Dafür steht MailStore Server:

  • Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben
  • Schutz vor existenzbedrohenden Datenverlusten
  • Schnelle Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge
  • Entlastung von E-Mail-Servern und IT-Infrastrukturen
  • Exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien
  • Archivierung Ihre Email auch unabhängig von Microsoft Exchange-Server
  • Archivierung auch von Microsoft 365 (Online) Postfächern

sprechen Sie uns gerne an, mehr Informationen finden Sie hier: Infosheet_MailStore_Server

newmit GmbH
Ihr Kanzlei und Consulting Partner

Erfahrungsbericht - Umstellung von DATEV DMS classic (Saperion) nach DATEV DMS (DATEV)
By in

Erfahrungsbericht - Umstellung von DATEV DMS classic (Saperion) nach DATEV DMS (DATEV)

Wir möchten an dieser Stelle über unsere Erfahrungen bei der Umstellung von DMS classic nach DATEV DMS berichten.

Voraussetzungen:

– DMS Datenqualität muss 100% bereinigt und die letzte Analyse nicht älter als 7 Tage alt sein
– der Admin Benutzer muss in allen ACLs Vollzugriff haben.
– der Admin Benutzer muss mit dem OS synchronisiert werden, zudem sind Admin-Rechte in DATEV, DATEV-DMS, Betriebssystem Voraussetzung. Eine DATEV RZ Anbindung ebenso.
– DMS Datev (neu) muss bereits installiert sein. (d.h. ohne Zugriffsrechte läuft nichts)
– Die Analyse des Speicherbedarfs muss ausreichend ausweisen. Beim letzten Fall wurden aus 8,5 GB = 15 GB + 8,5 alt Daten = 23,5 GB) dieses ist jedoch nicht repräsentativ da hier
70% Office-Dateien und 30% TIF (Fax Level 4 komprimiert) vorlagen.
Nach der Migration muss zwingend das Berechtigungs-System überprüft werden. Wir haben bei der Kanzlei neben der Sperre der Zentralen-EO Nummern der Kanzlei auch eine zusätzliche Rechteverwaltungs-Gruppe erstellt welche wir für alle Kunden einführen.

In dieser sind alle User mit Ausnahme der Admins und ggf. der Kanzleiinhaber hinzuzufügen. 
Zur Migration:
– Für 22.000 Dokumente benötigte das System (6 x 3,5 GHz, 24 GB RAM, SSD Enterp. HDD = 4,5 Stunden).
– Bei der Übernahme des Ablagerahmenplans (ARP) trat der Fehler #DOK50002 auf, Datev Infodokument hins. Rechte half nicht, aber ein Neustart des Terminal-Servers.
Diese Migrationen sollten penibel geplant und nur von erfahrenen DMS Consultant (zum Beispiel uns) in Abstimmung mit der Kanzlei geplant und durchgeführt werden. 
Wir hoffen diese Informationen waren für Sie hilfreich.
newmit GmbH
Mehr Sicherheit ohne Aufpreis
By in

Mehr Sicherheit ohne Aufpreis

Es ist vollbracht! Alle Cloud Kunden wurden kostenlos auf eine „geo redundante“ Tier3 Datensicherung umgestellt.

Was bedeutet das?

Im Gegensatz zu lokaler Redundanz (LRS) wo lediglich verschiedene Brandschutzabschnitte zum Einsatz kommen ist bei der vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) empfohlenen, echten Georedundanz (Tier 3) ein Abstand von mindestens 200 Kilometer zwischen den Rechenzentren Pflicht!

Die bei uns im Einsatz kommenden zertifizierten Rechenzentren liegen natürlich in Deutschland. Die Empfehlung zur Georedundanz zielt speziell auf Unternehmen mit hohen oder sehr hohen Anforderungen hinsichtlich Verfügbarkeit ab und trifft damit absolut auf unsere Kunden zu.

Und wie sicher sind Ihre Daten?

newmit GmbH – Ihr Kanzlei System – und Consulting Partner.

E-Mail Archivierung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Unternehmen (gem. EU-DSVGO)
By in

E-Mail Archivierung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Unternehmen (gem. EU-DSVGO)

Funktionen des MV it - EMail-Archiv-Systems

Das MV-IT EMail-Archiv-System wird „geo redundant“ bei uns im Rechenzentrum geführt und belastet somit nicht die Speicher-Ressourcen Ihrer Systeme.

– Unser EMail-Archiv ist Postfach basiert und kann daher auch selektiv gebucht werden. Es können SPAM und Junk-Mails ausgefiltert werden. Somit ist das Archiv effektiv und wird nicht von unerwünschten Mails unnötig vergrößert. Alternativ können aber auch alle Eingangs- und alle Ausgangs-Mails einer Domain mit den dazugehörigen Anlagen archiviert werden.

– Das Regelwerk zur nicht Archivierung kann über bestimmte Adressen von Absendern oder Empfängern wie auch Suchwörtern über Outlook gesteuert werden. (nicht rückwirkend)

– Die Zugriffsteuerung erfolgt über eine Benutzer-Verwaltung, den Benutzern kann dann der Zugriff auf seine persönlichen oder auch übergeordnete Archivbereiche individuell gewährt werden. Über ein Outlook-AddIn oder eine eigens dafür installierten Client-Anwendung können die Benutzer schnell und unkompliziert auf das EMail-Archiv zugreifen.

– Ihr EMail-Archiv läuft bei uns in zwei verschiedenen Rechenzentren („geo redundant“), für die ausschließlich die deutschen Datenschutzgesetze gelten. Ein Zugriff ausländischer Behörden oder Unternehmen ist somit nicht möglich und der US-Patriots-Act findet hier keine Anwendung.

 

Gesetzliche Vorschriften zur EMail-Aufbewahrung

Eine EMail hat heute im wesentlichen die klassische Korrespondenz abgelöst. Damit gelten für EMails die gleichen Aufbewahrungspflichten wie bisher für papierbezogene Korrespondenzen.

Die im Handelsgesetzbuch unter § 238 HGB und § 257 HGB und in der Abgabenordnung § 147 AO ist die Dokumentationspflicht gesetzlich geregelt. Kaufmännischen Dokumente müssen aufbewahrt werden. Die GoBDs haben festgelegt, dass elektronisch empfangene Belege (z.B. Rechnungen) sowie sonstige kaufmännischen Geschäftsvorfälle (Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Preis-, Rabatt- und Skonti-Vereinbarungen, Lieferbestätigung, Lieferscheine, Zeit- und Daten zur Leistungserfassung usw. usw.) ebenfalls elektronisch aufbewahrt wörtlich „unverlustbar“ archiviert werden müssen. 
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der Finanzverwaltung und gelten seit 2014. Sie ersetzen die bis dato geltenden alten Vorschriften der GoS, GoBS und der GDPdU.

Weitere Vorschriften, die eine E-Mail-Archivierung verlangen:
– das Artikelgesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
– im Haftungsrecht bzw. Vorschriften im GmbH und Aktienrecht
– Basel II Richtlinien und nach den abgeleiteten Bestimmungen aus dem Kreditwesengesetz (KWG) 
– Geldwäschegesetz (GmG)
– Bankenrecht u.a. bei den allgemeinen Richtlinien für die Kreditgewährung
– usw. usw.

E-Mail-Archivierung

Eine E-Mail-Archivierung von z.B. DATEV ist nicht geplant. Für den Bedarf einer rechtssicheren Komplettarchivierung empfiehlt DATEV die Lösung des DATEV Software-Partners MailStore. Die moosherr it GmbH ist bereits seit längerem Cloud-Service Provider von MailStore und hosten die Mail-Archive der betreuten Kanzleien und Unternehmen in "geo redundanten" Rechenzentren innerhalb Deutschland!

EMail-Archiv

nur 2 €/im Monat

je Konto

inkl. 1.000 MB
Outlook PlugIn
"online" Zugriff (SSL)
MailStore Client
Datensicherung

Erweiterung

nur 3 €/im Monat

je angefangene 10 GB

inkl. 10.000 MB
Konten übergreifend
Nutzer unabhängig
Datensicherung
monatlich erweiterbar