Erfahrungsbericht DATEV DMS classic (auf Basis Saperion) vs. neue Version DATEV DMS (aus dem Hause DATEV)

Es gibt den einen oder anderen, der solche Entwicklungen skeptisch sieht. Daher einmal unsere Erfahrungen mit der neuen DMS Version aus Nürnberg.

Wir haben in den letzten 17 Jahren mehr als 150 DMS Projekte bei Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Unternehmen mit Rechnungs-Prüfungs-Szenarien und Vertrags- und Personal-Management erfolgreich implementiert. Weder die Kanzleien noch die Unternehmen haben den Schritt in Richtung der durch uns begleiteten Digitalisierung bereut. Sie konnten in kürzester Zeit von der neuen Technik und den daraus resultierenden Prozessen partizipieren. Neugierig auf die neue Version der DATEV eG haben wir diese Version installiert und eingerichtet.

Folgende Vorgaben bzw. Module sind für den Test relevant:
• Schlagwort-Katalog
• Posteingangs-Assistent
• OCR-Volltext-Analyse
• ein von uns erstellter und bewährter Ablagerahmenplan
• und die Erfahrung aus vorangegangenen Projekten

Nun fragen Sie sich vielleicht, ob man diese Optionen wirklich alle benötigt und woher wir wissen, dass diese auch bei Ihnen positive Veränderungen hervorrufen.

Ja, Sie benötigen diese Tools und Ausarbeitungen. Der Vorteil für Sie liegt in der Definition dieser Standards. Je mehr Standards wir mit Ihnen definieren, desto mehr Sicherheit haben Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Anwendung. Ganz gleich ob die Mitarbeiter seit vielen Jahren bei Ihnen tätig sind oder ob Sie diese gerade erst eingestellt haben, sie legen die Korrespondenzen, Handakten, Auswertungen usw. automatisch so ab, wie Sie es schon immer wollten.

Unser Fazit zur neuen DMS Version der DATEV:
Die Installation war wie erwartet einfacher und schlanker, als die vorherige Version auf der Basis von Saperion, wobei auch diese in den letzten Jahren bereits stetig verbessert wurde und handhabbar war. Die Konfiguration hinsichtlich des Ablagerahmenplans (ARP) und des Schlagwort-Katalogs (Knigge) war, ebenfalls wie erwartet, identisch mit der vorherigen Version. Die zugegebener Maßen zeitaufwändige Implementierung der Ablage- und Schlagwort-Struktur innerhalb der Anwendungen sowie die Definition der Druckpakete (Auswertungen) der DATEV Anwendungen hat sich nicht verändert, was wir als positiv empfanden. Individualisierungen bzw. Customizing sind zwar nicht mehr wie in der alten DMS Version durchführbar, aber durch das ausgeklügelte und umfangreiche Standard-Model ist dies aus unserer Sicht bei Kanzleien auch nicht mehr notwendig. Nach unserem Kenntnisstand können Sonderprogrammierungen jedoch weiterhin bei der entsprechenden DATEV Fachabteilung angefragt werden. Die eigentliche Aufgabe eines DMS-Consultants für eine erfolgreiche DMS-System- Einführung bleibt unabhängig, ob in der alten oder neuen Version, die Prozess-Analyse und Gestaltung innerhalb der Kanzleiabläufe. Hierfür sind Erfahrungswerte eine gute Vorbereitung und die aktive Einbindung der Mitarbeiter der Kanzlei wichtig. Und wie steht es um Ihr DMS-System?

Nutzen Sie bereits:
• flächendeckend den Schlagwortkatalog
• den Posteingangs-Assistenten
• haben Sie die DMS Analyse zur Datenqualität für die Umstellung auf das neue DMS bereits   durchgeführt?

Sprechen Sie uns gerne an, wir bieten Ihnen eine IST-Analyse und sagen Ihnen, ob und wo wir Verbesserungspotenzial sehen.

moosherr it GmbH – Ihr Kanzlei System – und Consulting Partner.